زمانی که پروژه ابری شما بیش از بودجه است

الان چیکار می کنید؟ چگونه شغل خود را حفظ می کنید؟ چند چیز وجود دارد که می تواند پروژه و حرفه شما را نجات دهد.

یکی از روسای من زمانی گفت که دو نوع پروژه IT وجود دارد، چه توسعه یافته یا مستقر شده باشد: پروژه های بیش از بودجه و پروژه های در شرف اجرا. در واقع، اگر روندهای چند سال اخیر را بخوانید، محاسبات ابری گران‌تر از آن چیزی است که تصور می‌شد، و برای رهبران پروژه چالش برانگیز است که تخمین بزنند که چه چیزی برای ساختن سیستم‌های جدید خالص در ابر یا انتقال برنامه‌ها و داده‌ها نیاز است. .

قبل از اینکه به نحوه رفع مشکلات بپردازیم، بیایید علل را در نظر بگیریم. این احتمالاً تقصیر شماست زیرا برنامه ریزی خوبی نداشتید و بسیاری از چیزها را از دست دادید که به هزینه های غیرمنتظره یا تاخیر تبدیل شد. همچنین، مسائل مربوط به بودجه در مورد مهاجرت یا توسعه سیستم‌های جدید و هزینه عملکرد آنها پس از استقرار وجود دارد. ما در مورد هر دو صحبت می کنیم.

همه یک برنامه ریز عالی نیستند، اما یک نظم و انضباط در مدیریت پروژه وجود دارد، از جمله معیارها و رویکردهای برآورد، که اکثر پروژه های فناوری اطلاعات آن را نادیده می گیرند. آنها تخمین تقریبی از مدت زمان و مقدار پول لازم برای انجام کاری معنادار در فضای ابری ارائه می دهند. نادیده گرفتن این دستورالعمل ها هرگز خوب نیست، بنابراین بیایید از اشتباهات خود درس بگیریم و برنامه ریزی پروژه را بهبود بخشیم.

بسیاری از شما به این فکر می کنید که “از لباس پوشیدن متشکرم، آقای بدیهی، اما ما اکنون یک میلیون دلار بیشتر از بودجه داریم، و این معمولاً به کار در شرکت من پایان می دهد.” برای بهبودی چه کاری می توانید انجام دهید؟

>

در اینجا چند چیز وجود دارد که باید امتحان کنید.

حوزه را ارزیابی کنید و مازاد بر بودجه را شناسایی کنید. چه عواملی در افزایش بودجه نقش داشته است؟ مناطقی را که در آن هزینه‌های اضافی رخ داده است، شناسایی کنید و ارزیابی کنید که آیا برآوردهای اولیه بودجه واقعی بوده‌اند یا خیر.

نتیجه این تمرین باید معیارهای جدیدی باشد. اکنون می دانیم که پیاده سازی امنیت رایانش ابری برای برنامه های کاربردی و مجموعه داده های مهاجرت شده، با تنظیم پیچیدگی برنامه، چقدر هزینه دارد. مطمئن شوید که از معیارهای جدید در آینده استفاده می کنید. نمی دانم چند بار دیده ام که مردم یک اشتباه را دو بار یا سه بار انجام می دهند.

الگوهای استفاده از منابع ابری را تجزیه و تحلیل کنید تا هرگونه ناکارآمدی را شناسایی کنید. معمولاً، آنها ناشی از یک راه حل ابری با طراحی ضعیف است که از بهینه ترین معماری استفاده نمی کند. حجم کاری منابع بسیار بیشتری از آنچه که فقط از پیکربندی فناوری بد انتظار می رود، می سوزاند.

ریشه این مشکل معمولاً تصمیمات نادرست فناوری و پیکربندی است، مانند انتخاب فناوری بر اساس تعصب شخصی به جای جستجوی بهینه ترین راه حل. شما می‌توانید از رویکردهای تاکتیکی‌تری مانند بهینه‌سازی تخصیص منابع، حق‌سازی فضای ذخیره‌سازی، و استفاده از اتوماسیون برای برنامه‌ریزی و مدیریت مؤثر منابع استفاده کنید.

بارهای کاری حیاتی را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که محدودیت های بودجه بر عملکردهای حیاتی کسب و کار تأثیر نمی گذارد. خدمات و زیرساخت های ابر ضروری را شناسایی کنید و منابع را بر اساس آن تخصیص دهید.

با تراز کردن هزینه‌ها با اولویت‌های حیاتی، می‌توانید استفاده از منابع ابری را بهینه کنید و هزینه‌های مربوط به بارهای کاری را که در حمایت از کسب‌وکار اولویت پایینی دارند، کاهش دهید. در عمل، این می‌تواند به معنای اجرای برخی موارد با استفاده از نمونه‌های رزرو شده باشد که معمولاً ارزان‌تر هستند، یا حتی با استفاده از منابع ابری کوچک‌تر، مانند پیکربندی‌های پردازنده و حافظه کوچک‌تر.

در ارتباط فعالانه با ارائه دهندگان خدمات ابری خود شرکت کنید تا در مورد وضعیت خود صحبت کنید و گزینه های بالقوه برای کاهش هزینه را بررسی کنید. بله، این به معنای التماس برای تخفیف است. ارائه‌دهندگان ممکن است طرح‌های قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر، نمونه‌های رزرو شده، یا راهنمای بهینه‌سازی هزینه را ارائه دهند، زیرا این سیستم آنهاست.

همچنین، این ممکن است به این معنی باشد که باید با تعهدات آتی برای استفاده از سرویس ابری موافقت کنید که ممکن است خارج از این دوره بودجه باشد. این می‌تواند یک خط مشی اخلاقی یا نه در شرکت شما باشد، بنابراین با مدیر مالی تماس بگیرید.

هزینه‌های ابری خود را با استانداردهای صنعت مقایسه کنید و از ابزارهای مدیریت هزینه (finops) برای پیگیری هزینه‌ها استفاده کنید. این چند کار را انجام می دهد. ابتدا، می‌توانید مناطقی را که می‌توان بهینه‌سازی هزینه را به دست آورد، شناسایی کرد، مانند استفاده از نمونه‌های نقطه‌ای برای بارهای کاری غیر بحرانی یا استفاده از محاسبات بدون سرور برای کاهش (برخی) هزینه‌های زیرساخت. دوم، مطمئن شوید که هزینه های شما مطابق با استانداردهای صنعت است. اگر ۵۰٪ بیشتر از استاندارد صنعتی برای ذخیره سازی اشیا پرداخت می کنید، باید مشکلی برطرف شود.

بازبینی محدوده و اهداف پروژه را در نظر بگیرید. آیا می‌توان برخی ویژگی‌ها یا الزامات را به تأخیر انداخت یا اولویت‌بندی کرد تا امکان بهینه‌سازی هزینه بهتر فراهم شود؟ محدوده پروژه را مجدداً ارزیابی کنید، آن را بهتر با بودجه موجود هماهنگ کنید و تنظیماتی را برای ماندن در آن انجام دهید.

ارتباط باز را با ذینفعان حفظ کنید، از جمله حامیان مالی پروژه، مدیران اجرایی، اعضای تیم و گاهی اوقات هیئت مدیره. ارائه به روز رسانی در مورد وضعیت بودجه، توضیح چالش ها و اقدامات اصلاحی انجام شده. اغلب رهبران پروژه این اطلاعات را از کسانی که صورتحساب ها را پرداخت می کنند پنهان می کنند، که احتمالاً بدتر از بیش از حد بودجه است. اینها گفتگوهای سختی هستند اما باید انجام شوند.

پس از تکمیل پروژه، بررسی جامعی از کار انجام شده، منابع مصرف شده، زمان تکمیل و هزینه های عملیاتی برای شناسایی دلایل مازاد بودجه انجام دهید. ایده این است که از تکرار اشتباهات مشابه خودداری کنید.

درس ها را بیاموزید و استراتژی هایی بسازید تا از مسائل مشابه در پروژه های آینده جلوگیری کنید. با درک دلایل اصلی، می‌توانید فرآیندهای بودجه‌بندی را اصلاح کنید، تکنیک‌های برآورد را بهبود بخشید، و برنامه‌ریزی مؤثرتر و نظارت مستمر بر هزینه‌ها را اجرا کنید.

بیش از حد بودجه من را دیوانه نمی کند. بیش از حد بودجه که به طور مداوم توسط افراد مشابهی اتفاق می افتد، داستان دیگری است. افراد فناوری اطلاعات از نظر بودجه بدترین هستند (بنابراین به من گفته شده است)، اما اکنون که ما از مراحل اولیه رایانش ابری خارج شده ایم و بر چگونگی بهره وری این فناوری تمرکز می کنیم، باید آن را به درستی انجام دهیم. در غیر این صورت، هیچ کس به ابر اعتماد نخواهد کرد—و به طور گسترده به شما.